SIDOARJO — Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo (UNUSIDA) terus memperkuat kompetensi tenaga kependidikan melalui peningkatan pemahaman tentang tata kelola arsip yang tertib, sistematis, dan akuntabel. Upaya tersebut diwujudkan melalui pemaparan materi oleh Nuzula Firdausi, S.Pd., Staf Tata Usaha Fakultas Agama Islam (FAI) UNUSIDA, dalam kegiatan Sosialisasi Penguatan Kedisiplinan, Tata Kelola Arsip, dan Apresiasi SDM UNUSIDA di Hall Lantai 5 Gedung A, Kampus UNUSIDA, Selasa (13/10/2026).
Nuzula Firdausi sebelumnya terpilih sebagai peserta Program Tendik Berdampak Kemdikbudristek Tahun 2025 bidang Arsiparis. Pengalaman tersebut menjadi bekal untuk membagikan ilmu dan pengetahuan mengenai pengelolaan arsip kepada tenaga kependidikan di lingkungan UNUSIDA.
Kesempatan ini dimanfaatkan untuk mendorong peningkatan kompetensi sumber daya manusia sekaligus memperkuat kesadaran bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian penting dari tata kelola perguruan tinggi. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen, tetapi juga menjadi bukti administrasi, sumber informasi, serta dasar pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan institusi.
Dalam pemaparannya, Nuzula menjelaskan bahwa arsip memiliki bentuk yang beragam. Arsip tidak terbatas pada dokumen kertas, tetapi juga dapat berupa rekaman digital, video, foto, serta berbagai berkas elektronik yang tersimpan dalam perangkat maupun layanan penyimpanan digital, seperti Google Drive.
Menurutnya, setiap kegiatan di lingkungan perguruan tinggi menghasilkan dokumen yang perlu dikelola dengan baik. Dokumen tersebut antara lain surat masuk dan surat keluar, surat permohonan, surat undangan, daftar hadir, notula rapat, foto kegiatan, jadwal acara, surat tugas, laporan kegiatan, hingga materi paparan narasumber.
Setiap dokumen memiliki fungsi dan nilai informasi yang berbeda. Oleh karena itu, pegawai perlu memahami tujuan pembuatan dokumen, keterkaitannya dengan kegiatan, serta cara penyimpanan yang sesuai agar arsip mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
Alumni Program Studi (Prodi) Pendidikan Bahasa Inggris (PBI) UNUSIDA tersebut menjelaskan pengelompokan dokumen berdasarkan kedekatannya dengan kegiatan utama, yakni dokumen primer, sekunder, dan tersier. Dokumen primer merupakan dokumen utama yang menjadi dasar keputusan atau bukti resmi pelaksanaan kegiatan, seperti surat keputusan dan surat tugas.
Sementara itu, dokumen sekunder merupakan dokumen pendukung yang berkaitan dengan proses persiapan maupun pelaksanaan kegiatan, seperti surat permohonan dan dokumen konfirmasi. Adapun dokumen tersier berfungsi sebagai pelengkap informasi, misalnya surat pengantar, pemberitahuan, dan dokumen pendukung lainnya.
Ia menekankan bahwa pengelompokan tersebut perlu mempertimbangkan fungsi dan peran dokumen, bukan hanya jenis atau bentuk suratnya. Satu jenis dokumen dapat memiliki kedudukan berbeda bergantung pada konteks penggunaannya dalam suatu kegiatan.
Selain pengelompokan, aspek penting lainnya adalah penentuan masa simpan arsip. Nuzula menerangkan bahwa arsip perlu dikelola berdasarkan frekuensi penggunaan dan nilai gunanya. Arsip yang masih sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari dapat disimpan di unit kerja sebagai arsip aktif. Ketika frekuensi penggunaannya menurun, arsip dapat dipindahkan menjadi arsip inaktif sesuai ketentuan yang berlaku.
Adapun arsip yang memiliki nilai sejarah, nilai guna berkelanjutan, atau kepentingan pertanggungjawaban tertentu perlu mendapatkan perlakuan khusus sesuai jadwal retensi arsip dan ketentuan kearsipan yang berlaku. Dengan demikian, penyimpanan arsip tidak dilakukan secara sembarangan, melainkan berdasarkan klasifikasi, masa retensi, dan nilai guna masing-masing dokumen.
Dalam praktiknya, tata kelola arsip yang baik juga membutuhkan sistem penyimpanan yang konsisten, baik untuk dokumen fisik maupun digital. Penamaan berkas yang jelas, pengelompokan berdasarkan kegiatan atau unit kerja, serta penataan folder yang sistematis akan membantu mempercepat proses pencarian dokumen dan mengurangi risiko kehilangan data.
Pengelolaan arsip digital juga perlu memperhatikan keamanan informasi, pengaturan hak akses, serta pencadangan data. Langkah tersebut penting agar dokumen tetap terlindungi, dapat diakses oleh pihak yang berwenang, dan tersedia ketika dibutuhkan untuk kepentingan administrasi maupun evaluasi institusi.
Melalui pemaparan tersebut, Nuzula mengajak tenaga kependidikan UNUSIDA untuk mulai membangun kebiasaan pengelolaan arsip yang tertib dari unit kerja masing-masing. Kesadaran dalam mengelola dokumen sejak awal akan membantu menciptakan administrasi yang lebih efisien, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Berbekal pengalaman yang diperoleh melalui Program Tendik Berdampak bidang Arsiparis, ia turut mendorong penerapan praktik kearsipan yang lebih baik di lingkungan kampus.
“Dengan pengelolaan arsip yang terstruktur dan berkelanjutan, mampu membangun sistem administrasi yang semakin profesional, mendukung kelancaran layanan akademik, serta menjaga dokumen institusi sebagai sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban bagi kemajuan universitas,” terangnya.
