Pos

Nuzula Firdausi, S.Pd., Staf Tata Usaha Fakultas Agama Islam (FAI) UNUSIDA, dalam kegiatan Sosialisasi Penguatan Kedisiplinan, Tata Kelola Arsip, dan Apresiasi SDM UNUSIDA di Hall Lantai 5 Gedung A, Kampus UNUSIDA, Selasa (13/10/2026). (Foto: Humas UNUSIDA)

Staf Tata Usaha FAI UNUSIDA Bagikan Praktik Tata Kelola Arsip Modern, Perkuat Kompetensi Tenaga Kependidikan

/in /by

SIDOARJO — Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo (UNUSIDA) terus memperkuat kompetensi tenaga kependidikan melalui peningkatan pemahaman tentang tata kelola arsip yang tertib, sistematis, dan akuntabel. Upaya tersebut diwujudkan melalui pemaparan materi oleh Nuzula Firdausi, S.Pd., Staf Tata Usaha Fakultas Agama Islam (FAI) UNUSIDA, dalam kegiatan Sosialisasi Penguatan Kedisiplinan, Tata Kelola Arsip, dan Apresiasi SDM UNUSIDA di Hall Lantai 5 Gedung A, Kampus UNUSIDA, Selasa (13/10/2026).

Nuzula Firdausi sebelumnya terpilih sebagai peserta Program Tendik Berdampak Kemdikbudristek Tahun 2025 bidang Arsiparis. Pengalaman tersebut menjadi bekal untuk membagikan ilmu dan pengetahuan mengenai pengelolaan arsip kepada tenaga kependidikan di lingkungan UNUSIDA.

Kesempatan ini dimanfaatkan untuk mendorong peningkatan kompetensi sumber daya manusia sekaligus memperkuat kesadaran bahwa pengelolaan arsip merupakan bagian penting dari tata kelola perguruan tinggi. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen, tetapi juga menjadi bukti administrasi, sumber informasi, serta dasar pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan institusi.

Dalam pemaparannya, Nuzula menjelaskan bahwa arsip memiliki bentuk yang beragam. Arsip tidak terbatas pada dokumen kertas, tetapi juga dapat berupa rekaman digital, video, foto, serta berbagai berkas elektronik yang tersimpan dalam perangkat maupun layanan penyimpanan digital, seperti Google Drive.

Menurutnya, setiap kegiatan di lingkungan perguruan tinggi menghasilkan dokumen yang perlu dikelola dengan baik. Dokumen tersebut antara lain surat masuk dan surat keluar, surat permohonan, surat undangan, daftar hadir, notula rapat, foto kegiatan, jadwal acara, surat tugas, laporan kegiatan, hingga materi paparan narasumber.

Setiap dokumen memiliki fungsi dan nilai informasi yang berbeda. Oleh karena itu, pegawai perlu memahami tujuan pembuatan dokumen, keterkaitannya dengan kegiatan, serta cara penyimpanan yang sesuai agar arsip mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan.

Alumni Program Studi (Prodi) Pendidikan Bahasa Inggris (PBI) UNUSIDA tersebut menjelaskan pengelompokan dokumen berdasarkan kedekatannya dengan kegiatan utama, yakni dokumen primer, sekunder, dan tersier. Dokumen primer merupakan dokumen utama yang menjadi dasar keputusan atau bukti resmi pelaksanaan kegiatan, seperti surat keputusan dan surat tugas.

Sementara itu, dokumen sekunder merupakan dokumen pendukung yang berkaitan dengan proses persiapan maupun pelaksanaan kegiatan, seperti surat permohonan dan dokumen konfirmasi. Adapun dokumen tersier berfungsi sebagai pelengkap informasi, misalnya surat pengantar, pemberitahuan, dan dokumen pendukung lainnya.

Ia menekankan bahwa pengelompokan tersebut perlu mempertimbangkan fungsi dan peran dokumen, bukan hanya jenis atau bentuk suratnya. Satu jenis dokumen dapat memiliki kedudukan berbeda bergantung pada konteks penggunaannya dalam suatu kegiatan.

Selain pengelompokan, aspek penting lainnya adalah penentuan masa simpan arsip. Nuzula menerangkan bahwa arsip perlu dikelola berdasarkan frekuensi penggunaan dan nilai gunanya. Arsip yang masih sering digunakan dalam pekerjaan sehari-hari dapat disimpan di unit kerja sebagai arsip aktif. Ketika frekuensi penggunaannya menurun, arsip dapat dipindahkan menjadi arsip inaktif sesuai ketentuan yang berlaku.

Adapun arsip yang memiliki nilai sejarah, nilai guna berkelanjutan, atau kepentingan pertanggungjawaban tertentu perlu mendapatkan perlakuan khusus sesuai jadwal retensi arsip dan ketentuan kearsipan yang berlaku. Dengan demikian, penyimpanan arsip tidak dilakukan secara sembarangan, melainkan berdasarkan klasifikasi, masa retensi, dan nilai guna masing-masing dokumen.

Dalam praktiknya, tata kelola arsip yang baik juga membutuhkan sistem penyimpanan yang konsisten, baik untuk dokumen fisik maupun digital. Penamaan berkas yang jelas, pengelompokan berdasarkan kegiatan atau unit kerja, serta penataan folder yang sistematis akan membantu mempercepat proses pencarian dokumen dan mengurangi risiko kehilangan data.

Pengelolaan arsip digital juga perlu memperhatikan keamanan informasi, pengaturan hak akses, serta pencadangan data. Langkah tersebut penting agar dokumen tetap terlindungi, dapat diakses oleh pihak yang berwenang, dan tersedia ketika dibutuhkan untuk kepentingan administrasi maupun evaluasi institusi.

Melalui pemaparan tersebut, Nuzula mengajak tenaga kependidikan UNUSIDA untuk mulai membangun kebiasaan pengelolaan arsip yang tertib dari unit kerja masing-masing. Kesadaran dalam mengelola dokumen sejak awal akan membantu menciptakan administrasi yang lebih efisien, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Berbekal pengalaman yang diperoleh melalui Program Tendik Berdampak bidang Arsiparis, ia turut mendorong penerapan praktik kearsipan yang lebih baik di lingkungan kampus.

“Dengan pengelolaan arsip yang terstruktur dan berkelanjutan, mampu membangun sistem administrasi yang semakin profesional, mendukung kelancaran layanan akademik, serta menjaga dokumen institusi sebagai sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban bagi kemajuan universitas,” terangnya.

Kepala LSDM UNUSIDA, Jeziano Rizkita Boyas, S.E., M.M., C.I.R.P., CHCS., CHRM., dalam kegiatan Sosialisasi Penguatan Kedisiplinan, Tata Kelola Arsip, dan Apresiasi SDM UNUSIDA. (Foto: Humas UNUSIDA)

Perkuat Kedisiplinan dan Profesionalisme, SDM UNUSIDA Ajak Pegawai Bekerja dengan Hati dan Aksi Nyata

/in /by

SIDOARJO — Lembaga Sumber Daya Manusia (LSDM) Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo (UNUSIDA) menegaskan pentingnya kedisiplinan, tanggung jawab, dan integritas dalam membangun budaya kerja yang profesional. Penguatan tersebut disampaikan Kepala LSDM UNUSIDA, Jeziano Rizkita Boyas, S.E., M.M., C.I.R.P., CHCS., CHRM., dalam kegiatan Sosialisasi Penguatan Kedisiplinan, Tata Kelola Arsip, dan Apresiasi SDM UNUSIDA di Hall Lantai 5 Gedung A, Kampus UNUSIDA, Selasa (13/10/2026).

Dalam pemaparannya, Jeziano mengingatkan bahwa setiap pegawai memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing yang saling berkaitan dalam mendukung kemajuan universitas. Menurutnya, seluruh dosen dan tenaga kependidikan merupakan aset berharga yang perlu dijaga, dikembangkan, dan diberdayakan untuk mencapai tujuan bersama.

Ia mengibaratkan UNUSIDA sebagai sebuah kapal besar yang membutuhkan kontribusi setiap bagian agar dapat berlayar dengan baik. Setiap orang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda, mulai dari pemimpin hingga pelaksana teknis. Apabila salah satu bagian tidak menjalankan perannya secara optimal, hal tersebut dapat memengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.

“Bapak dan Ibu semua merupakan aset berharga bagi UNUSIDA. Kita memiliki fungsi dan tugas masing-masing. Karena itu, setiap orang perlu menjalankan perannya dengan baik agar organisasi ini dapat terus berkembang,” pesannya.

Jeziano juga menekankan bahwa kedisiplinan tidak cukup dimaknai sebagai kepatuhan terhadap jam masuk dan pulang kerja. Lebih dari itu, disiplin harus tercermin dalam pelaksanaan tugas, pemanfaatan waktu kerja, kepatuhan terhadap aturan, serta kesungguhan dalam memberikan kontribusi nyata bagi institusi.

Dosen Program Studi (Prodi) Manajemen tersebut mengajak seluruh pegawai untuk memastikan bahwa kehadiran di tempat kerja benar-benar menghasilkan nilai tambah. Kehadiran secara fisik perlu diiringi dengan pelaksanaan tanggung jawab, penyelesaian pekerjaan, dan pelayanan yang optimal.

Menurutnya, waktu kerja merupakan amanah yang harus dimanfaatkan secara bertanggung jawab. Oleh karena itu, seluruh pegawai diharapkan mampu menjaga fokus selama jam kerja dan menghindari aktivitas yang tidak berkaitan dengan tugas kedinasan.

Dalam kesempatan tersebut, Jeziano menguraikan sejumlah nilai utama yang perlu diperkuat dalam budaya kerja UNUSIDA, yaitu kedisiplinan, tanggung jawab, integritas, profesionalisme, dan nilai-nilai khidmah.

Kedisiplinan mencakup kepatuhan terhadap waktu, aturan, dan prosedur kerja. Tanggung jawab diwujudkan melalui kesungguhan dalam menyelesaikan tugas sesuai uraian pekerjaan dan kewenangan masing-masing. Apabila terdapat ketidakjelasan mengenai tugas maupun tanggung jawab, pegawai diharapkan aktif berkoordinasi dengan pimpinan agar pelaksanaan pekerjaan berjalan sesuai ketentuan.

Sementara itu, integritas menjadi landasan penting dalam membangun kepercayaan di lingkungan kerja. Integritas menuntut keselarasan antara perkataan dan tindakan, sedangkan profesionalisme tercermin melalui kompetensi, etika, komunikasi, kerja sama, dan kemampuan menjalankan pekerjaan secara optimal.

Di samping nilai-nilai tersebut, ia mengingatkan agar seluruh pegawai tidak meninggalkan semangat khidmah dalam bekerja. Bagi UNUSIDA, bekerja bukan semata-mata menjalankan kewajiban profesional, melainkan juga menjadi bagian dari pengabdian untuk memberikan manfaat bagi sesama dan institusi.

“Ketika kita berada di tempat yang sama, bekerja bersama, dan mencari keberkahan bersama, kita harus saling menjaga. Jangan sampai kita justru saling melemahkan. Mari membangun lingkungan kerja yang saling mendukung dan membawa UNUSIDA menjadi lebih baik,” ungkapnya.

Sebagai penguatan budaya kerja, LSDM UNUSIDA juga memperkenalkan semangat yang dirangkum dalam tagline ‘Bekerja dengan Hati, Berkhidmah dengan Aksi, Bertumbuh untuk UNUSIDA’. Tagline tersebut menjadi ajakan bagi seluruh pegawai untuk mengintegrasikan kepedulian, tindakan nyata, dan kemauan untuk terus berkembang dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

Pada kesempatan yang sama, Jeziano turut mengingatkan pentingnya konsistensi dalam memenuhi kewajiban administratif kepegawaian, termasuk pengisian Key Performance Indicator (KPI) dan pencatatan kehadiran. Ia mendorong pegawai yang mengalami kendala dalam penggunaan sistem agar berkoordinasi dengan LSDM sehingga persoalan teknis dapat segera ditangani.

Ia menyebut, penguatan kedisiplinan ini menjadi bagian dari upaya UNUSIDA dalam membangun tata kelola sumber daya manusia yang semakin tertib, terukur, dan berorientasi pada peningkatan kualitas layanan. Melalui pemahaman terhadap tugas, tanggung jawab, serta nilai-nilai profesionalisme, setiap pegawai diharapkan mampu memberikan kontribusi terbaik sesuai perannya.

“Mari menjadikan kedisiplinan sebagai kebiasaan, integritas sebagai prinsip, dan khidmah sebagai semangat dalam bekerja. Dengan komitmen bersama, kita jadikan UNUSIDA menjadi tempat khidmah yang terus bertumbuh menjadi perguruan tinggi yang profesional, solid, dan memberikan dampak nyata bagi masyarakat,” tuturnya.